Gestionar Procesos
tan importante como caminar

  Tiempo de Lectura: 3'

Sin temor a sonar repetitivo, ignorar que existe una disciplina que se llama ‘Gestión de Procesos’ es la mejor de todas, pero todas las prácticas para fracasar; tanto operativamente como comercialmente.


Fíjense que los procesos, son quizá los más importante en una organización y es muy raro que no lo sea, porque son como esas leyendas y costumbres escritas -muchas veces en piedra- que responden a la forma de hacer las cosas en el negocio. Además, son la justificación de la típica frase esto siempre se hizo así.


Generalmente, la disciplina está enfocada en conseguir la mejora constante de la organización mediante procesos de negocios que estén alineados con una estrategia definida. 

Pero, también debemos tener en cuenta que esa estrategia también puede ser dinámica para así poder trabajar sobre procesos dinámicos.

Tan dinámicos como sea posible, y para que esas condiciones se den; tiene que existir agilidad, preparación y empatía para poder hacer frente a los cambios en el entorno motivados tanto por los clientes, los colaboradores, la competencia, u otros factores.


En general, hay diferentes estrategias para trabajar con procesos. Pero cuando diseñamos un proceso, en cualquier área y para cualquier tarea en una organización tenemos que tener en cuenta cinco criterios que son fundamentales:


  1. Los procesos tienen que ser simples, estructurados y claros.

  2. Estar conscientes del proceso en todo momento, todos tienen que tener claro el proceso de diseño y saber qué métodos se utilizan, los colaboradores no se van a apropiar de algo que no entiendan.

  3. Colaboración radical, tenemos que juntar equipos de personas con diferentes perfiles y puntos de vista. La diversidad, el brainstorming y el construir sobre las ideas del otro siempre traen resultados ganadores.

  4. Enfocarse en las personas que van a resultar ‘beneficiarias’ del proceso, tener empatía por esas personas y esperar -o motivar- la retroalimentación de esos usuarios es clave para lograr, al menos, la base de un buen diseño.

  5. Obviar las fases del proceso que no añaden valor, como siempre, lo que no añade valor se va a la papelera de reciclaje. Ojo con la radicalidad en este punto, y por eso hablo de papelera de reciclaje y no tacho de basura.

Respecto a esto de la papelera de reciclaje, fíjense las diferencias:

Tacho de basura = No sirve para nada, en absoluto.


Papelera de reciclaje Sacarlo del proceso, analizarlo posteriormente y ver qué se le puede mejorar o si lo puedo usar cuando los cambios en el entorno así lo pidan, lo que ocurra primero.

El contralor en los procesos


Muchos procesos tienen ciertos controles para evitar que nada se desvíe de ese flujo, pero en muchos casos tan sólo se convierten en desperdicio de tiempo.


¿Son necesarios? Sí, pero a medida que las personas que trabajan con el proceso lo van tomando como propio, son ellos mismos que van a tomar el control sobre cada etapa y ese contralor se va dando como algo natural.


Diseñar procesos ágiles requiere de conocimiento de la tarea a ejecutar, así como de la estructura de la empresa.

Sí, tenemos que capacitarnos, tenemos que saber en qué nos estamos metiendo.

El ignorar esto, muchas veces se ve reforzada por el efecto halo de ‘como el proceso lo diseñó el jefe, ese proceso va a estar bien hecho’. 


El efecto halo es un fenómeno psicológico que permite deducir de un elemento una opinión general de algo o alguien.

Por ejemplo: pensar que como era buen chef a ser un buen empresario gastronómico. El error ahí está en pensar que como era buen cocinero va a ser empresario gastronómico. No tiene porqué serlo, si no se lo capacita y prepara para su nueva función, seguro, tarde o temprano va al fracaso. Una cosa no implica la otra.


En los procesos pasa lo mismo, si no conocemos la estructura de la empresa o del negocio. Si no nos capacitamos en la tarea a ejecutar, nos puede llevar al fracaso.


Como comentaba anteriormente, además de ágiles, los procesos pueden ser flexibles, es decir, pueden existir una serie de variables que van a modificar el proceso según lo que suceda. La flexibilización generalmente aporta mayor agilidad en la empresa.


Para crear procesos ágiles, debemos intentar que:

        1. No tengan muchas fases, como mucho, cinco.

        2. Crear procesos simples, en el que en cada etapa se tenga una tarea muy clara.

        3. Estructurar los procesos en el tiempo y asignarles un responsable y un ejecutor.

        4. Eliminar todas aquellas fases del proceso que no aportan valor.

        5. Escoger controles que, efectivamente, dan seguridad al proceso.



        Esto es solo la punta del iceberg...

        No debemos olvidar que hacer procesos ágiles es solo una pedacito de la empresa ágil y que para lograr una estrategia flexible necesitarán trabajar otras áreas.

        Y ustedes, ¿ya están delineando nuevos procesos para la post crisis que ya estamos viviendo?

        Por  Santiago Techera Amestoy


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