Gestión del Presupuesto
3 aspectos clave para escenarios desfavorables

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Gestionar proyectos según tu perfil y tipo de proyecto puede involucrar distintas actividades. Una de ellas es la gestión del presupuesto.

Hay muchas situaciones que se pueden dar al respecto. En este caso quisiera contarles sobre una en particular: Gestionar un presupuesto para una PYME cuando tus escenarios tienden a cero ingresos dada la volatilidad del panorama actual.

En esos casos, si tienes a cargo una responsabilidad tan importante, hay tres aspectos valiosos a considerar:

1. Compromiso de equipo

Una de las características más valiosas de las PYMEs es que la cantidad de personas facilita la comunicación. Es más sencillo conocer cuáles son los dolores y fortaleza del equipo, por lo cual podrás rápidamente armar un panorama del estado de ánimo general y de qué forma puede apoyarte cada persona desde su posición.

Recuerda que el presupuesto está compuesto por ingresos y egresos, por lo que más allá de las distintas formas de ahorro que podrás encontrar, si tu equipo apuesta y trabaja por impulsar los ingresos, tus márgenes de administración pueden mejorar. Un interesante ejercicio puede ser agrupar personas con características de liderazgo por áreas y tareas críticas:

Costos Fijos - Administrativos: Tarea crítica con bajos ingresos - Gestión de Cobranzas.

Costos Variables - Comerciales: Tarea crítica con bajos ingresos - Estrategias de retención de clientes y generación de nuevas oportunidades.

¿Por qué es valioso e imprescindible el compromiso? Porque si como líder y responsable de la gestión del presupuesto no cuentas con la claridad del compromiso, sin importar la estrategia que hagas, será muy difícil implementarla.

2. Nivel de creatividad

Una vez que conoces el estado del equipo y con ello las actividades a enfocarte, es tiempo de la creatividad. En este escenario consideremos las tres actividades mencionadas anteriormente:

  • Gestión de Cobranzas: en este caso, es esencial tener empatía. Por un lado, hacia las personas de tu equipo que asumirán este trabajo. Esas personas conversarán con otra que probablemente estén en la misma situación que tú, por lo cual planteales objetivos cumplibles para evitar frustración. No es sólo negociar un cobro, gestionar cobranzas también es negociar un pago. Si has trabajado las relaciones con tus clientes y proveedores hasta ahora, proponle a tu equipo que se apoye en ello para conversar, proponer, escuchar y plantear alternativas que permitan que la empresa pueda percibir los ingresos necesarios para pagarle a los proveedores. El sentirse intermediarios entre el cliente y el proveedor puede darles un poco de perspectiva. No es que están sólo cumpliendo una tarea para que ingrese dinero a la empresa, están logrando que otras personas puedan percibir los ingresos que necesitan, otros trabajadores al pagarle a tus proveedores. Sentirse parte aquí es fundamental y ser flexible sin sentir tanto peso también.

            Lo importante es no presionar; en situaciones complejas, tu liderazgo será clave y la emotividad es parte de ello.

  • Retención de Clientes: generar estrategias de cuidado y acompañamiento del cliente son parte del primer punto. Acompañar a un cliente, considerar su situación, conversar y promover ideas internas de equipo es indispensable. Es el momento de escuchar a las personas de tu equipo que están diariamente atendiendo a clientes y que te cuenten qué consideran que valoran de la empresa. Si es por ejemplo la atención personalizada, es el momento de contactarlos y preguntarles cómo están, si hay algo que la empresa pueda hacer por ellos. Te podría sorprender. Quizás con una llamada o un mensaje de la forma que puedas, refuerzas la confianza de tu cliente y además valorizas a tu equipo.

  • Generación de nuevas oportunidades: en este escenario, donde los ingresos tienden a cero o son nulos, la creatividad es la mejor arma que tenemos. Las oportunidades pueden surgir de esa conversación que tuve con mi cliente, puede surgir de ese análisis con mi equipo, puede surgir de detectar ideas internas que pueden llevarse a cabo porque el equipo está comprometido, porque estoy trabajando en que eso pase, o puede surgir de detectar que hay situaciones que antes no había tomado en cuenta y que por eso el equipo no está tan motivado o no tengo las mejores relaciones con mis clientes o proveedores. Las oportunidades no necesariamente se convertirán en monetarias en lo inmediato, para eso es imprescindible la creatividad.

3. Conocer mis opciones de financiamiento

Si estoy a cargo de la gestión del presupuesto, seguramente lo primero que hice dado el escenario fue estimar el nivel de liquidez de la empresa, tomé acciones para reducir gastos y proyecté cuánto tiempo podría mantenerse así en el peor de los escenarios.

Aquí las condiciones pueden ser infinitamente distintas para cada empresa; lo importante es, que independientemente de si me queda dos, tres meses o un año, es mi responsabilidad conocer cómo hacer para financiarme. Para ello hay distintas vías. Conocer los créditos blandos que están surgiendo es una, pero también es las negociaciones crediticias con mis proveedores y las ofertas a mis clientes. Si tengo la capacidad de ofrecer descuentos a mis clientes sin que ello repercuta en mayores costos en el corto, mediano o largo plazo, es el financiamiento más recomendado, ya que potencialmente generaré más oportunidades y fomentaré relaciones de confianza sin acudir a intereses bancarios.

Finalmente, lo más importante si tengo esta responsabilidad, es trabajar en mi estabilidad emocional. Una alternativa para controlar el nivel de estrés es poniendo en perspectiva la situación y apoyándote en el equipo, la vía de la soledad puede ser la más perjudicial. No olvides que una conversación sincera es más realista y efectiva que una proyección financiera en tiempos de incertidumbre.

Por Yerimar Noguera



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